> Groupe de Travail MAASA Dématérialisation du dossier agent

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DE LA VIGILANCE FACE AU CHANGEMENT

L’administration a présenté l’avancement de son projet de modernisation de notre système d’information des ressources humaines (SIRH). L’objectif est de remplacer les outils actuels, comme Agorha et Nuxeo, jugés obsolètes, par un “écosystème” informatique plus moderne, simple et interconnecté.

L’ambition de cette évolution est de tout centraliser dans l’outil interministériel RenoiRH. Cela vise à automatiser les tâches, à réduire les doubles saisies ou encore à offrir des données qui soient accessibles, à distance.

De notre position par rapport au changement…

Évidemment, nous sommes pour des outils plus simples, interconnectés (qui évitent les doublons)…et pour la modernité.

MAIS….

Nous savons que les effectifs des services RH (à la manœuvre dans ce dispositif et les autres) sont en sous service à toutes les échelles.

Nous savons que des précédentes refontes d’outils informatiques ont été et sont encore en grande difficulté entraînant de sérieux RPS pour les agents.

Nous savons enfin que les questions de sécurité sont centrales quant aux dossiers informatiques…et ici comme ailleurs l’administration devra être extrêmement vigilante.

Alors ici, notre position est l’extrême vigilance ! et nous demanderons un suivi régulier dans les instances de SST de la mise en place de ce dispositif. Nous demandons même que ce suivi soit « pilote » pour les autres réformes RH.

Notre vigilance s’exerce aussi sur la question du zéro papier qui n’est qu’un leurre…quand on pense aux conséquences environnementales du tout numérique.

POUR ALLER PLUS LOIN, dans la présentation du projet…

Voici ce qui préfigurerait les futurs outils :

• Virtuo : Comme nouvel outil pour la gestion du recrutement et de la mobilité. C’est ce qui a été présenté comme “la grande nouveauté”. Il sera mis en service dès le 1er juin 2026 pour gérer les contrats courts (cycle 1). Ensuite, d’ici début 2027 (cycle 2), il remplacera Agorha pour gérer l’ensemble des recrutements et des mobilités (fonctionnaires et contractuels). Les candidat·es auront un espace personnel pour suivre leurs candidatures et déposer les pièces justificatives.
• RenoiRH : C’est l’outil central du système. Toutes les informations validées dans Virtuo seront automatiquement transférées dans RenoiRH pour créer le profil de l’agent.
• GAUdDi : Le dossier numérique de l’agent. Intégré à RenoiRH, c’est là que seront stockées toutes les pièces de notre dossier administratif. L’automatisation du versement des pièces devrait faire gagner du temps aux services RH (une tâche estimée actuellement à 66 minutes par agent).
• Portail RH de l’agent : D’ici début 2027, nous aurons toutes et tous accès à un “self-service” (Self-Mobile) complet pour gérer nos congés (CET et ???), formations, et consulter notre dossier administratif entièrement dématérialisé sans reprise de l’historique papier.

Le dossier numérique de l’agent

Le passage au dossier agent entièrement numérique est prévu pour le 1er janvier 2027. Nous avons soulevé plusieurs questions cruciales à ce sujet.

Qui est responsable du dossier ?

Face à notre crainte que la responsabilité du dossier ne soit transférée à l’agent, l’administration a été claire : la tenue du dossier reste la responsabilité de l’administration. Nous aurons un accès en consultation seule et ne pourrons pas modifier les informations nous-mêmes. La procédure actuelle (fournir les justificatifs au service RH) reste en vigueur.

Que deviennent nos anciens dossiers papier ?

Il a été confirmé qu’il n’y aura pas de numérisation de l’historique papier, jugée trop coûteuse. Nos dossiers papier actuels seront conservés et archivés. À partir du 1er janvier 2027, tous les nouveaux documents alimenteront le dossier numérique. Pour consulter un document antérieur à cette date, il faudra toujours faire une demande de consultation du dossier papier.

Serons-nous informés des ajouts à notre dossier ?

Oui. L’administration a précisé qu’une notification par e-mail nous sera envoyée dès qu’un nouvel acte (comme un arrêté d’avancement) sera ajouté à notre dossier numérique.

Mobilité entre ministères : un point de vigilance

Nous avons insisté pour que le transfert du dossier lors d’un changement de ministère reste une obligation entre administrations et non une charge pour l’agent. Techniquement, pour les ministères utilisant le même outil (RenoiRH), le transfert sera possible via un fichier compressé. Des travaux sont en cours pour assurer la compatibilité avec d’autres systèmes.

Cependant, une tendance se dessine où l’agent serait lui-même responsable de demander l’export de son dossier et de le fournir à son nouvel employeur. Nous avons exprimé notre vive opposition à cette idée, qui s’apparente à un transfert de responsabilité. C’est un point sur lequel nous resterons particulièrement vigilants.

Le calendrier et nos inquiétudes

• Juin 2026 : Lancement de Virtuo pour les contrats courts.
• Octobre 2026 : Généralisation de la signature électronique et ouverture des dossiers comptables numériques.
• Fin 2026 / Début 2027 : Remplacement d’Agorha par Virtuo pour toute la mobilité.
• 1er janvier 2027 : Bascule vers le dossier agent 100% numérique.

Nous avons exprimé de fortes craintes sur le calendrier, notamment la bascule au 1er janvier 2027 qui coïncide avec les élections professionnelles. Un changement d’une telle ampleur pourrait générer des risques informatiques, compliquer la gestion des listes électorales et une charge de travail supplémentaire pour les services RH de proximité qui auront déjà fort à faire avec le déploiement du processus électoral. L’administration s’est voulue rassurante, mais nous maintenons notre vigilance.

Nos autres points d’attention

• Accès aux dossiers par les représentants du personnel mandatés : Nous avons demandé comment nous pourrons accéder à votre dossier numérique pour vous défendre. Cette question est actuellement à l’étude. Nous veillerons à ce que cet accès, essentiel à notre mission, soit garanti.
• Surcharge des services RH : Nous avons rappelé que si les outils sont prometteurs, ils ne résoudront pas, à eux seuls, la surcharge de travail des services RH, qui reste un problème majeur. L’administration estime que l’automatisation libérera du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Sécurité des données : Face aux risques de cyberattaques, l’administration a indiqué que des mesures comme la double authentification sont en place et que les équipes techniques sont mobilisées pour renforcer la protection de nos données.

Un plan d’accompagnement et de formation (webinaires, guides, etc.) est prévu pour tous les agents à partir de mai 2026.